POLITIQUE
EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DE
GINSBERG, GINGRAS & ASSOCIÉS/ASSOCIATES INC.
GINSBERG, GINGRAS & ASSOCIÉS/ASSOCIATES INC. accorde
la plus haute importance à la protection de la vie privée.
Notre firme a pris l’engagement de recueillir, utiliser
et communiquer les renseignements personnels de manière
responsable et seulement dans la mesure où l’exige
la prestation de nos services. Nous nous efforçons en
outre de faire preuve d’ouverture et de transparence dans
la façon dont nous traitons ces renseignements. Ce document
énonce notre Politique à cet égard.
Définition d’un renseignement personnel
Il
s’agit de tout renseignement concernant un individu identifiable,
notamment ses signes particuliers (ex. : sexe, âge, états
civil et familial, revenus, dettes, adresse ou numéro
de téléphone à domicile, motif des difficultés
financières); sa santé (ex. invalidité,
état de santé résultant en une perte de
revenus) ou ses activités et points de vue (ex : opinions
exprimées par un individu, notre avis sur les causes
de la faillite personnelle). À noter que la législation
sur les renseignements personnels ne couvre pas l’information
dite commerciale (ex : l’adresse et le numéro de
téléphone au lieu de travail de l’individu).
Description de la firme
Notre
firme, GINSBERG, GINGRAS & ASSOCIÉS/ASSOCIATES INC.
se spécialise dans l’insolvabilité et la
réorganisation et comprend actuellement trois associés
et plus de quatre-vingts employés. Nous faisons appel
à divers conseillers et organisations qui, dans l’accomplissement
de leurs fonctions, ont un accès restreint aux renseignements
personnels que nous détenons. Ces tierces parties comprennent
des conseillers en informatique, une compagnie de sécurité
et d’entretien de bureau, une entreprise d’entreposage
de dossiers, des employés temporaires pendant les vacances
ou congés, des sociétés de carte de crédit,
des gestionnaires de site Web, notre locateur, des bureaux spécialisés
en préparation de rapports fiscaux et des avocats. Nous
limitons leur accès aux renseignements personnels que
nous détenons autant que nous pouvons raisonnablement
le faire. Nous avons aussi leur assurance qu’ils observent
des principes appropriés en matière de protection
de la vie privée.
Principaux motifs de notre recueil de renseignements
personnels
Au sujet des débiteurs :
À
l’instar de tous les professionnels de l’insolvabilité
et de la réorganisation, nous assumons plusieurs rôles.
Nous pouvons, par exemple, agir à titre de syndic de
faillite, administrateur d’une proposition de consommateur,
séquestre, séquestre gérant et mandataire
ou agent d’un créancier garanti. Selon le rôle
que nous occupons (lequel peut changer avec le temps), le type
de renseignements personnels que nous recueillons, utilisons
et communiquons au sujet d’un débiteur peut varier.
Cependant,
règle générale, nous recueillons des renseignements
personnels au sujet d’un débiteur afin de connaître
ses biens, dettes, revenus, dépenses et circonstances
familiales et d’établir les sommes qu’il
est raisonnablement en mesure d’affecter à la réduction
de ses dettes. Puis, nous utilisons et communiquons ces renseignements
pour déposer les formulaires requis auprès du
gouvernement (ex. Bureau du surintendant des faillites, séquestre
officiel, Agence du revenu du Canada) et parfois des tribunaux,
et pour informer les créanciers des circonstances affectant
le débiteur, réaliser les biens, percevoir le
revenu excédentaire durant la faillite, rembourser les
créanciers et participer au processus de libération
du débiteur failli.
Nous
recueillons la plupart de ces renseignements auprès du
débiteur lui-même; mais il arrive aussi que nous
obtenions certains renseignements des créanciers, des
membres de la famille du débiteur, des parties à
des transactions financières avec le débiteur,
des registres publics et d’autres intervenants, pour nous
assurer que nous disposons de l’information la plus exacte
possible. Notre responsabilité en tant que professionnels
de l’insolvabilité et de la réorganisation
n’en demande pas moins.
Habituellement,
nous obtenons le consentement du débiteur avant de recueillir,
utiliser et communiquer des renseignements personnels le concernant.
Mais, il arrive que nous le fassions sans son consentement,
par exemple :
*
Lorsque nous agissons à titre de mandataire d’un
créancier aux fins de recouvrer une dette;
* Lorsque la loi l’exige;
* Lorsqu’il s’agit d’un renseignement
dans un registre réglementaire auquel le public a accès;
* Dans des situations d’urgence.
Le
consentement peut être écrit, verbal ou implicite.
Au
sujet des créanciers :
Comme
la plupart des professionnels de l’insolvabilité
et de la réorganisation, nous recueillons, utilisons
et communiquons de l’information au sujet des créanciers
et des sommes qu’ils revendiquent, dans le but d’évaluer
ces réclamations et d’effectuer les distributions.
Par exemple, le bilan, un formulaire remis aux créanciers
et déposé auprès du gouvernement, énumère
tous les créanciers connus et les sommes qui leur sont
dues. Habituellement, cette information est de nature commerciale
plutôt que personnelle, mais pas toujours.
Dans
certains cas, le créancier doit fournir des renseignements
personnels et financiers à son propre sujet. Il se peut
alors que nous devions recueillir, comme nous le faisons pour
le débiteur, le numéro d’assurance sociale
de ce créancier afin de faire rapport de la transaction
ou du revenu connexe.
Là
également, comme pour le débiteur (voir ci-dessus),
nous nous efforçons d’obtenir le consentement,
mais cela n’est pas toujours possible, d’autant
plus que la loi nous oblige à remettre une copie du bilan
à tous les créanciers. Chaque fois qu’un
créancier nous fournit de l’information, il doit
se rappeler qu’il consent de fait à ce que nous
utilisions et communiquions cette information au débiteur,
aux autres créanciers (qui ont le droit de connaître
les autres réclamants contre les biens du débiteur),
le gouvernement et les tribunaux.
Au sujet des clients et employés du débiteur
:
Lorsque
nous assumons la propriété, la mise sous séquestre
ou la gestion des affaires d’un débiteur, nous
avons les mêmes obligations que lui. Donc, si l’entreprise
poursuit des activités commerciales couvertes par la
législation sur la protection des renseignements personnels,
nous recueillons, utilisons et communiquons cette information
comme le débiteur est tenu de le faire. Par exemple,
nous pouvons seulement vendre les dossiers ou la liste de clients
d’une entreprise de la même façon que le
débiteur pourrait le faire. Pour plus de détails
dans un cas particulier, prière de communiquer avec notre
responsable en matière de la protection des renseignements
personnels.
Au sujet des membres du grand public :
En
ce qui touche les membres du grand public, le principal motif
de notre recueil de renseignements personnels consiste à
obtenir des données pertinentes à la gestion du
dossier de notre propre débiteur (ex. propriété
et historique des fonds ou d’un bien). Souvent, ce recueil,
cette utilisation et cette communication s’effectuent
sans le consentement de l’individu en cause parce que
nous semblons confrontés à la violation d’un
accord ou d’une loi et qu’obtenir ce consentement
risque de compromettre l’enquête, ou parce que la
loi nous oblige à procéder en ce sens.
Un
autre motif important de notre recueil de renseignements personnels
auprès de membres du grand public consiste à les
familiariser avec les services d’insolvabilité
et de réorganisation en général et avec
notre firme en particulier. Par exemple, tout en cherchant à
recueillir autant de données que possible sur l’emploi,
nous pouvons tenter d’obtenir l’adresse à
domicile, le numéro de télécopieur et l’adresse
de courrier électronique. Nous nous efforçons
d’obtenir le consentement avant de recueillir ces renseignements
personnels (sauf s’ils figurent dans un registre public
réglementaire); mais, si ce n’est pas possible
pour une raison quelconque, sur demande, nous supprimerons immédiatement
tout renseignement personnel de notre liste de distribution.
Sur
notre site Web, exception faite des témoins («
cookies ») (marqueurs électroniques qui identifient
les ordinateurs qui ont visité notre site Web), nous
recueillons seulement les renseignements personnels que vous
nous fournissez et les utilisons seulement aux fins que vous
nous indiquez (ex : en réponse à votre courriel,
pour l’inscription à un cours, pour la souscription
à nos bulletins d’information). Les témoins
ne servent qu’à vous aider à naviguer dans
notre site Web et non à surveiller vos activités.
Au sujet de nos employés :
Notre
recueil des renseignements personnels vise principalement à
faciliter les communications et autres activités reliées
au travail de nos employés et au dépôt de
documents auprès du gouvernement (ex : discuter d’une
cession, émettre des chèques de paie, conférer
des avantages sociaux, surveiller le rendement des employés,
reçus d’impôt de fin d’année,
déclarations de revenus). Ces renseignements personnels
comprennent les adresses et numéros de téléphone
à domicile, les numéros d’assurance sociale
et données nécessaires aux évaluations
de rendement. Nous recueillons rarement de tels renseignements
sans consentement préalable (qui est parfois implicite);
mais cela peut arriver lors d’une urgence santé
(ex : la flambée d’une maladie contagieuse) ou
d’une enquête sur une infraction à la loi
(ex : un vol au bureau).
Motifs
secondaires et connexes de notre recueil de renseignements personnels
Comme
la plupart des organisations, nous recueillons, utilisons et
communiquons des renseignements à des fins reliées
à notre motif principal, notamment :
*
Facturer nos services ou percevoir des comptes impayés.
*
Aviser le public, citer les références dans nos
bulletins d’information, mentionner les cours et les services
que nous offrons.
*
Revoir nos dossiers pour nous assurer que nos services sont
de haute qualité, y compris évaluer le rendement
de nos associés et de nos employés. En outre,
il se peut que des consultants externes (ex. conseillers, avocats,
spécialistes en technologie de l’information) effectuent
régulièrement des vérifications et revues
aux fins d’améliorer la qualité de notre
firme, y compris des examens de dossiers et des entrevues de
notre personnel.
*
Les professionnels de l’insolvabilité et de la
réorganisation sont régis par le Bureau du surintendant
des faillites, les organismes provinciaux de réglementation
concernant les comptables, l’Association canadienne des
professionnels de l’insolvabilité et de la réorganisation
et autres qui, dans l’intérêt du public,
peuvent inspecter nos registres et interviewer notre personnel
dans le cadre de leurs activités de réglementation.
De
plus, en tant que professionnels, il nous incombe de faire rapport
de toute inconduite grave, incompétence ou incapacité
de la part d’autres professionnels, qu’ils appartiennent
à d’autres organisations ou à la nôtre.
En outre, notre firme est d’avis qu’elle doit signaler
aux autorités toute information qui laisse supposer un
comportement illégal grave.
Les
organismes de réglementation externes ont leurs propres
obligations strictes en matière de protection de la vie
privée. Ces rapports pourraient comprendre des renseignements
personnels sur les débiteurs, les créanciers ou
autres individus à l’appui de cette préoccupation
(ex : services inappropriés), quoique nous nous efforcions
de minimiser ce type de communication.
De
plus, à l’instar de toutes les organisations, diverses
agences gouvernementales (ex : l’Agence du Revenu du Canada,
le Commissariat à l’information et à la
vie privée, la Commission des droits de la personne,
etc.) ont l’autorité de revoir nos dossiers et
d’interviewer notre personnel dans le cadre de leurs mandats.
Dans de telles circonstances, nous pouvons consulter des professionnels
(ex : avocats, comptables) qui examineront cet aspect et nous
en feront rapport.
*
Les débiteurs, créanciers et autres individus
avec lesquels nous faisons affaires peuvent nous poser des questions
sur les services que nous leur avons fournis et sur la façon
dont nous avons traité les renseignements personnels
à leur sujet.
De
plus, nous continuons de prodiguer des services à certains
individus pendant des mois, voire des années, de sorte
que des registres passés s’avèrent très
utiles. Nous conservons toute information sur l’insolvabilité
et la réorganisation pendant au moins cinq ans après
notre dernière prise de contact afin d’être
en mesure de répondre à ces questions et de fournir
ces services.
*
Advenant la vente de la firme GINSBERG, GINGRAS & ASSOCIÉS/ASSOCIATES
INC., ou de ses biens, l’acheteur voudra sans doute effectuer
un contrôle préalable dit « diligence raisonnable
» des livres et registres de la firme pour s’assurer
qu’elle est viable et qu’elle lui a été
décrite de manière équitable. Ce contrôle
peut inclure une revue de nos dossiers en matière de
finances et de services.
L’acheteur
ne pourra supprimer ou enregistrer les renseignements personnels.
Avant d’accéder aux dossiers, l’acheteur
devra promettre par écrit de tenir ces renseignements
personnels strictement confidentiels. Seul l’acheteur
digne de confiance qui s’est déjà engagé
à acquérir l’organisation ou ses biens pourra
avoir accès aux renseignements personnels, et seulement
dans le but d’effectuer son contrôle de diligence
raisonnable avant de clore la transaction.
Vous
avez le choix de ne pas participer à certaines de ces
activités reliées ou secondaires (ex : en refusant
de recevoir des documents de promotion, en payant vos services
à l’avance). Par contre, nous n’avons guère
le choix au sujet de certaines d’entre elles (ex : réglementation
externe).
Protection
des renseignements personnels :
Nous
attachons la plus haute importance à la protection des
renseignements personnels. C’est pourquoi nous avons pris
les mesures suivantes :
*
Toute information papier est soit supervisée, soit rangée
dans un endroit fermé à clé ou à
accès interdit.
*
Le matériel informatique est soit supervisé, soit
rangé dans un endroit fermé à clé
ou à accès interdit. De plus, nous nous servons
de mots de passe sur nos ordinateurs. Tous nos téléphones
cellulaires sont numériques, ce qui complique l’interception
des signaux (malgré cela, nous prenons certaines précautions
car parfois, les cellulaires sont transférés à
un service analogique).
*
L’information papier est expédiée dans des
enveloppes adressées et scellées ou dans des boîtes
par des entreprises fiables.
*
L’information électronique est soit transmise par
ligne directe, soit par message anonyme ou chiffré.
*
Le personnel possède la formation voulue pour recueillir,
utiliser et communiquer des renseignements personnels seulement
si l’accomplissement de leurs fonctions l’exige
et ce, en conformité avec notre politique en matière
de protection de la vie privée.
*
Les agences et consultants externes ayant accès aux renseignements
personnels sont tenus de nous fournir les garanties appropriées
concernant la protection de la vie privée.
Conservation
et destruction des renseignements personnels :
Nous
devons conserver les renseignements personnels pendant un certains
temps afin de pouvoir répondre à vos questions
relatives aux services que nous avons fournis et à la
façon dont nous avons traité les renseignements
personnels à votre sujet. Cependant, nous ne voulons
pas garder vos renseignements personnels trop longtemps afin
de protéger votre vie privée.
Nous
conservons nos dossiers d’insolvabilité et de réorganisation
pendant environ cinq ans. Nos répertoires de personnes
ressources sont beaucoup plus difficiles à détruire
systématiquement; c’est pourquoi nous supprimons
cette information quand il semble que nous n’aurons plus
à communiquer avec vous. Par contre, si vous le demandez,
nous enlèverons aussitôt cette information.
Nous
gardons les renseignements personnels reliés à
notre correspondance générale, nos bulletins d’information,
nos colloques et nos activités de promotion pendant environ
deux ans après la dernière prise de contact ou
activité.
Nous
détruisons les dossiers contenant des renseignements
personnels en les déchiquetant, et les fichiers électroniques,
en les effaçant. De plus, lorsque nous remplaçons
du matériel informatique désuet, nous veillons
à ce que le disque dur soit détruit ou reformaté.
Vous
pouvez voir vos renseignements personnels :
A
quelques exceptions près, vous avez le droit de voir
quels renseignements nous possédons à votre sujet.
Souvent, il vous suffit de le demander. Nous vous aiderons à
identifier cette information et tenterons de vous expliquer
celle qui n’est pas claire (ex : acronymes, termes techniques).
Nous devrons confirmer votre identité, si nous ne vous
connaissons pas, avant de vous accorder un tel accès.
Nous nous réservons le droit d’imputer des frais
minimes pour ces demandes.
Advenant
un problème, nous pourrions vous demander de soumettre
votre demande par écrit. Si nous ne pouvons vous accorder
cet accès, nous ferons notre possible pour vous le faire
savoir dans les trente jours qui suivent, en vous en donnant
la raison du mieux que nous pourrons.
Si
vous croyez qu’il y a une erreur dans ces renseignements,
vous avez le droit de demander qu’elle soit corrigée.
Ceci s’applique aux renseignements factuels et non aux
opinions professionnelles que nous aurions pu formuler. Il se
peut que nous vous demandions de documenter l’erreur que
vous prétendez avoir remarquée dans nos dossiers.
Si nous constatons que nous avons effectivement commis cette
erreur, nous la corrigerons et aviserons toute partie à
laquelle nous avons communiqué ce renseignement. Si,
à notre avis, nous n’avons pas commis d’erreur,
nous accepterons néanmoins d’inclure dans notre
dossier une brève déclaration de votre part à
ce sujet que nous ferons parvenir à toute partie ayant
reçu le renseignement préalable.
Si
vous avez des questions :
Vous
pouvez vous adresser à notre responsable en matière
de protection des renseignements personnels, Michelle Déziel,
dont les coordonnées sont les suivantes :
Michelle Déziel
Ginsberg, Gingras & Associés/Associates Inc.
145, Promenade du Portage
Gatineau (Québec) J8X 2K4
Téléphone: (819) 776-0283
Télécopieur: (819) 776-1254
michelle.deziel@ginsberg-gingras.com
Elle
fera de son mieux pour répondre à vos questions
et/ou préoccupations.
Si
vous avez une plainte officielle à formuler au sujet
de nos procédés à l’égard
des renseignements personnels, vous pourrez la soumettre par
écrit à notre responsable en matière de
protection des renseignements personnels. Elle accusera réception
de votre plainte, s’assurera qu’elle soit examinée
dans les meilleurs délais et veillera à ce que
vous receviez par écrit notre décision formelle
et les raisons qui la motivent.
La
présente Politique vise à se conformer à
la Loi sur la protection des renseignements personnels et les
documents électroniques. Cette loi est complexe et comporte
d’autres exceptions aux principes en matière de
protection de la vie privée qui sont trop détaillées
pour être reproduites ici. Par ailleurs, il y a peu d’exceptions
relatives aux engagements énoncés ci-dessus.
Pour
les questions d’ordre plus général, l’application
de la législation en matière de protection des
renseignements personnels dans le secteur privé relève
du Commissaire à l’information et à la protection
de la vie privée du Canada, qui agit également
comme ombudsman pour les conflits dans ce domaine. On peut joindre
le Commissaire aux coordonnées suivantes :
112,
rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Téléphone : (613) 995-8210
Sans frais : 1-800-282-1376
Télécopieur: (613) 947-6850
Télescripteur: (613) 992-9190
www.privcom.gc.ca
